Poradnik - Jak bezpiecznie wynająć lokal biurowy - strona 3
Diabeł tkwi w szczegółach
Korzystne dla najemcy jest również dokładne rozstrzygnięcie w umowie, w jaki sposób będą pokrywane koszty utrzymania budynku. Jeżeli umawiamy się tak, że najemca zwraca wynajmującemu koszty na podstawie faktur, np. za ochronę budynku, utrzymanie terenów zielonych czy sprzątanie, to warto doprecyzować, że nie powinny to być koszty przekraczające średnią rynkową.
Trzeba bowiem pamiętać o tym, że jeżeli wynajmujący przerzuca te koszty na najemcę, to wynajmującemu wcale nie musi zależeć na tym, żeby znaleźć najtańszych dostawców na rynku. Dlatego dobrze jest w umowie zagwarantować sobie prawo audytu kosztów nie tylko pod kątem rzetelności ich wyliczenia, ale również ich wartości rynkowej. Dzięki temu najemca będzie miał szansę zakwestionowania wydatków, które znacząco odbiegają od średnich cen na rynku.
Trzeba również pamiętać o tym, że zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego najemca ma obowiązek ponoszenia kosztów drobnych napraw, ale tylko takich, które sam wykonuje. Co innego poważne naprawy i remonty, które wykonuje właściciel, bowiem nie powinien on potem obciążać rachunkami najemców. Żeby nie było niepotrzebnych nieporozumień w tej kwestii, również w umowie warto opisać dokładnie tę sytuację, określić granice i doprecyzować, kto za co płaci.
Ulepszanie rzeczywistości
Już na etapie oglądania lokalu i jeszcze przed podpisaniem umowy najmu warto również przemyśleć sobie sprawę standardu wykończenia lokalu. Jeżeli będziemy chcieli wprowadzić pewne zmiany, trzeba będzie przedyskutować z wynajmującym, kto za nie zapłaci.
Tak naprawdę wszystko zależeć będzie od tego, czy te zmiany mają na celu dostosowanie lokalu wyłącznie do celów konkretnego najemcy czy ogólnie podniosą one standard lokalu, z czego wynajmujący będzie korzystać nawet po naszej wyprowadzce.
Jeżeli będzie chodziło np. o postawienie dodatkowej ścianki działowej, to może być trudne zażądanie pokrycia kosztów od właściciela, ponieważ kolejnemu najemcy może na tym nie zależeć i będzie to tylko chwilowe udogodnienie dla nas. Co innego, jeżeli będziemy chcieli np. zamontować klimatyzację, która po zakończeniu umowy najmu pozostanie częścią budynku. Wtedy warto w umowie określić, co się z nią stanie po naszej wyprowadzce.
Teoretycznie, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, to wynajmujący po zakończeniu umowy może zdecydować, czy chce zatrzymać ulepszenia (ale wtedy musi zwrócić najemcy ich wartość), czy woli, żeby najemca je wymontował i przywrócił lokal do stanu poprzedniego. W praktyce jednak takie rzeczy reguluje się w porozumieniu pomiędzy wynajmującym a najemcą jeszcze przed dokonaniem takich ulepszeń.
Powinniśmy również zadbać o to, żeby w umowie najmu określić, gdzie i w jaki sposób będzie można rozmieścić na budynku szyldy i reklamy naszej firmy. Najczęściej biurowce mają specjalnie do tego wyznaczone miejsca, ale jeżeli będziemy chcieli powiesić jakąś dodatkową reklamę, to również powinniśmy zagwarantować to sobie w umowie.
Niestandardowe standardy
W każdej umowie, również w tej dotyczącej wynajmu lokalu biurowego, powinny znaleźć się wszystkie zapisy dotyczące tej sytuacji, również te, które wydają nam się banalne lub oczywiste. Nie można nigdy liczyć na to, że czegoś nie trzeba zapisywać, bo to jest „jasne” albo że przecież „zawsze tak się robi”.
Zatem w umowie, oprócz wymienionych powyżej kwestii (kosztów, ulepszeń), powinno znaleźć się dokładne określenie stron, opis przedmiotu umowy (biura, budynku, w którym ono się znajduje, aktualnego stanu wyposażenia), wysokość czynszu, data jego płacenia, dokładnie sprecyzowana liczba miejsc parkingowych, które są przypisane do lokalu oraz kary umowne.
Na rynku lokali biurowych w zasadzie standardem jest, że czynsz określany jest w euro, a płatny w złotówkach. W takim przypadku trzeba określić, po jakim kursie i z którego dnia czynsz będzie przeliczany na złotówki. W zależności od tego, czy podstawą przeliczenia ustanowimy kurs średni czy np. kurs zakupu, a także od tego, czy będzie to kurs NBP czy też kurs banku wynajmującego, różnice mogą sięgać nawet kilkuset złotych miesięcznie.
Na koniec warto pamiętać również o tym, że zgodnie z Kodeksem cywilnym roszczenia wynajmującego przeciwko najemcy o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy, jak również roszczenia najemcy przeciwko wynajmującemu o zwrot nakładów na rzecz albo o zwrot nadpłaconego czynszu przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy, czyli w tym przypadku wynajmowanego biura.
