Poradnik - Jak bezpiecznie wynająć lokal biurowy

Wynajęcie biura w wielu momentach przypomina wynajęcie mieszkania. W obu sytuacjach przed zawarciem umowy warto sprawdzić księgę wieczystą, dokładnie obejrzeć nie tylko sam lokal, ale również budynek, jego okolice i zapoznać się z opiniami sąsiadów.

Aby się dobrze pracowało

Aby przekonać się, czy osoba, która oferuje nam wynajęcie lokalu biurowego, jest jego właścicielem, należy sprawdzić księgę wieczystą i praktycznie ta informacja nam wystarczy. Trzeba przy tym pamiętać, że sam lokal nie będzie miał raczej odrębnej księgi, tylko będzie to KW założona dla całego budynku. Inaczej niż w przypadku zakupu mieszkania, nie musimy dokładnie wczytywać się w hipoteki obciążające budynek, ponieważ z reguły nie wpływają one na prawa ani obowiązki najemców.

Jeżeli zamierzamy wynająć lokal od spółki wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego, powinniśmy również zażądać aktualnego odpisu z KRS-u i dopilnować, aby osoby, które podpisują z nami umowę, były wpisane w KRS-ie jako te, które mają prawo do składania oświadczeń woli w imieniu spółki. Jeżeli natomiast umowę ma podpisać ktoś inny niż osoby w nim wskazane, powinniśmy zażądać pełnomocnictwa do zawierania tego typu umów.

W przypadku lokali biurowych może zdarzyć się taka sytuacja, że osoba oferująca nam lokal nie jest jego właścicielem, a jedynie leasingobiorcą, natomiast właścicielem nieruchomości jest bank finansujący inwestycję. W takiej sytuacji najczęściej bank z góry zgadza się na wynajmowanie tego lokalu, ale żeby to sprawdzić, powinniśmy zażądać udostępnienia nam do wglądu umowy leasingowej.

Na własne oczy i uszy

Przed podjęciem decyzji o najmie trzeba dokładnie obejrzeć nie tylko sam lokal, ale także budynek i okolice. W samym lokalu warto zwrócić uwagę zarówno na rozkład pomieszczeń, standard ich wykończenia, jak i na możliwość rozwoju. Jeżeli w przyszłości będziemy chcieli powiększyć wynajmowaną powierzchnię biurową bez konieczności kolejnej przeprowadzki, warto od razu zorientować się, czy fizycznie istnieje taka możliwość.

Sam budynek powinien nas zainteresować równie mocno jak konkretny lokal. Dobrze jest zwrócić uwagę na to, ile biur stoi w nim pustych, ponieważ na pewno ma to wpływ np. na koszty ogrzewania budynku (na ilu najemców będą one rozłożone). Jeżeli budynek ma duże oszklone fasady, to trzeba pamiętać o kosztach ich mycia. Jeżeli przed budynkiem jest piękny, zadbany trawnik, to na pewno ktoś o niego dba i to wlicza się do opłat za utrzymanie części wspólnych. Na koniec oczywiście zawsze warto zapytać sąsiadów i innych najemców o wady i zalety danej lokalizacji oraz o to, jak przebiega współpraca z wynajmującym.

Przed wynajęciem biura warto dokładnie przyjrzeć się zarówno samemu lokalowi, całemu budynkowi, jak i jego okolicy

Z myślą o innych

Jeżeli mamy wybór pomiędzy podobnymi biurami w podobnej cenie, warto też zwrócić uwagę na sprawy może dla nas mniej ważne, ale bardziej istotne dla komfortu pracy naszych pracowników, np. czy w pobliżu jest miejsce, do którego można udać się na lunch oraz jaki jest dojazd komunikacją publiczną. Dobrze jest również zastanowić się nad wykupieniem dodatkowych miejsc parkingowych, jeżeli ze względu na prowadzoną przez nas działalność do biura będzie przyjeżdżało wielu klientów.